Assembleias de condomínio: como organizar?

Nos primeiros meses do ano, o administrador do condomínio deve organizar uma assembleia de condomínio. Mas há um conjunto de regras a cumprir para que tudo corra bem.

As assembleias de condomínio devem realizar-se, no mínimo, uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro, segundo a legislação. No entanto, nada impede que seja fixada outra data. A reunião pode realizar-se, excecionalmente, nos primeiros três meses do ano, desde que tal esteja previsto no regulamento de condomínio ou se existir uma deliberação da assembleia de condóminos, por maioria simples, que o determine.

Reuniões podem realizar-se por videoconferência

O objetivo desta reunião deve ser a discussão e aprovação das contas do ano anterior e do orçamento para o ano corrente, assim como outros assuntos que constem da ordem de trabalhos. A assembleia deve decorrer na sala de condóminos. Se não existir, o hall do prédio ou o átrio das garagens são opções. Há, ainda, a possibilidade de realizar as reuniões de condomínio virtualmente ou em regime misto (com presenças físicas e digitais). Cabe à administração do condomínio escolher o método em que a assembleia se realiza. Se algum condómino não tiver meios para participar nas reuniões online, e se o comunicar com antecedência, a administração deve providenciá-los. Caso contrário, a assembleia não pode decorrer por videoconferência.

Todos os condóminos que residam ou não no prédio devem ser convocados. Os não-residentes devem indicar ao administrador a sua morada para o envio da convocatória, mesmo que seja noutro país. No caso de apartamentos arrendados, a convocatória deve ser enviada para os senhorios, uma vez que são estes os proprietários e não os inquilinos.

Como convocar a assembleia 

Regra geral, deve ser o administrador a convocar a assembleia de condomínio. Porém, os condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital, também o podem fazer. E afixar um anúncio no hall do prédio não é suficiente. Este método não tem valor legal e abre portas a que seja possível anular as decisões tomadas na reunião. Em alternativa, pode optar por um dos seguintes métodos, desde que o faça com, no mínimo, dez dias de antecedência e tenha um comprovativo em como os condóminos receberam a informação:

• enviar a convocatória por carta registada para casa dos proprietários;
• enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. Esta opção só é válida para os condóminos que concordarem em assembleia anterior e se ficar registado em ata, a qual deve indicar o e-mail;
• notificar os condóminos em presença, pedindo-lhes que assinem o livro de protocolo, em como tomaram conhecimento. Este livro pode ser comprado nas papelarias.

O dia, a hora e o local da reunião devem constar da convocatória da assembleia, assim como a ordem de trabalhos e as propostas que precisam de unanimidade para serem aprovadas. A assembleia pode reunir-se 30 minutos, no mesmo local, após a primeira convocatória, desde que se encontrem reunidas as condições para garantir a presença (no próprio dia) de condóminos que representem um quarto do valor do prédio. Se algum destes elementos faltar, a convocatória pode ser considerada inválida, bem como as decisões tomadas nessa reunião. Para poupar tempo na reunião, o administrador deve enviar também os documentos que serão discutidos no encontro, por exemplo, as contas do ano anterior e o orçamento. Veja como redigir a convocatória.

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