A lei permite que, quando um condómino não pode comparecer a uma assembleia peça a alguém para o representar, sendo os únicos processos de representação admitidos a procuração e a ratificação. Não é permitida a votação por correspondência, por exemplo, porque a lei considera a presença indispensável. O condómino é livre de escolher a pessoa que lhe parecer mais apta, podendo ser outro condómino, alguém estranho ao condomínio ou o próprio administrador.

Nesse sentido, a lei também não impede, nem limita, que o administrador aceite procurações e represente vários condóminos, desde que daí não resulte nenhum conflito de interesses que possa ser invocado. Como por exemplo, o administrador/condómino não pode votar na aprovação de contas ou responsabilizar-penalizar/ desresponsabilizar-despenalizar ele próprio ou alguém relacionado com ele que tenha dívidas ao condomínio.

O ideal, para evitar conflitos, será sensibilizar os condóminos para a extrema importância de estarem presentes nas assembleias, na medida em que as partes comuns são uma extensão da fração de que são proprietários. Por isso, só alguém presente na reunião poderá debatê-las e votá-las no seu melhor interesse.

Aconselhamos também a alertar os condóminos para os cuidados a ter ao passar uma procuração. Tal ato deve ser feito de forma cautelosa e atenta. Só se deve passar uma procuração a alguém em quem se deposite a máxima confiança e mesmo assim deve evitar passar-se com um teor genérico, que concedam amplos poderes em todas as matérias. É sempre bom colocar algumas restrições quanto à capacidade de representação do procurador, em particular no que diz respeito a assuntos financeiros.