Assembleias de condomínio: como organizar?

No mínimo, uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro, segundo a legislação. No entanto, nada impede que seja fixada outra data. Na verdade, de acordo com as alterações relativas à propriedade horizontal, que entraram em vigor a 10 de abril de 2022, a reunião pode realizar-se, excecionalmente, nos primeiros três meses do ano, desde que tal esteja previsto no regulamento de condomínio ou se resultar de deliberação da assembleia de condóminos, por maioria simples. O objetivo desta reunião deverá ser a discussão e aprovação das contas do ano anterior e do orçamento para o ano corrente, assim como outros assuntos que constem da ordem de trabalhos.

Na sala de condóminos. Se não existir, o hall do prédio ou o átrio das garagens são opções, entre outras.

Se tem uma casa de férias que costuma visitar apenas pontualmente, saiba que agora as reuniões de condomínio também podem ser feitas à distância. Criada como um regime de exceção para facilitar a gestão dos condomínios durante a pandemia, a possibilidade de realizar as reuniões de condomínio presencialmente, virtualmente ou em regime misto (com presenças físicas e digitais) passou a ser definitiva com a entrada em vigor da lei que revê o regime da propriedade horizontal. A medida era há muito reivindicada pela DECO PROTESTE e permite que a administração do condomínio escolha o método em que a assembleia se realiza. Se algum condómino não tiver meios para participar nas reuniões online, e se informar de tal facto com antecedência, a administração deve providenciá-los. Caso contrário, a assembleia não pode decorrer por videoconferência.

Todos os condóminos que residam ou não no prédio. Os não-residentes devem indicar ao administrador a sua morada para o envio da convocatória, mesmo que seja noutro país.

No caso de apartamentos arrendados, a convocatória deve ser enviada para os senhorios, uma vez que são estes os proprietários e não os inquilinos.

Regra geral, deve ser o administrador a convocar a assembleia. Porém, os condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital, também o podem fazer.

Afixar um anúncio no hall do prédio não é suficiente. Sem valor legal, este método abre portas a que seja possível anular as decisões tomadas na reunião.

Pode optar por um dos seguintes métodos, desde que o faça com, no mínimo, dez dias de antecedência e tenha um comprovativo em como o condómino recebeu a informação:

• enviar a convocatória por carta registada para casa dos proprietários; 
• enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. Esta opção só é válida para os condóminos que concordarem em assembleia anterior e se ficar registado em ata, a qual deve indicar o e-mail;
• notificar os condóminos em presença, pedindo-lhes que assinem o livro de protocolo, em como tomaram conhecimento. Este livro pode ser comprado nas papelarias.

O dia, a hora e o local da reunião. A convocatória deve indicar também a ordem de trabalhos e as propostas que precisam de unanimidade para serem aprovadas. Consulte o simulador “Condomínio: quantos votos para aprovar uma decisão?”.

A assembleia pode reunir-se 30 minutos, no mesmo local, após a primeira convocatória, desde que se encontrem reunidas as condições para garantir a presença (no próprio dia) de condóminos que representem um quarto do valor do prédio.

Se algum destes elementos faltar, a convocatória pode ser considerada inválida, bem como as decisões tomadas nessa reunião.

Para poupar tempo na reunião, o administrador deve enviar também alguns documentos que serão discutidos no encontro. Por exemplo, as contas do ano anterior e o orçamento.