Assembleias de condomínio: como organizar?

No mínimo, uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro. É o que diz a legislação. Mas nada impede que seja fixada outra data. O objetivo desta reunião deverá ser a discussão e aprovação das contas do ano anterior e do orçamento para o ano corrente, assim como outros assuntos que constem da ordem de trabalhos.

Na sala de condóminos. Se não existir, o hall do prédio ou o átrio das garagens são opções, entre outras.

Todos os condóminos que residam ou não no prédio. Os não residentes devem indicar ao administrador a sua morada para o envio da convocatória, mesmo que seja noutro país.

No caso de apartamentos arrendados, a convocatória deve ser enviada para os senhorios, uma vez que são estes os proprietários e não os inquilinos.

Regra geral, deve ser o administrador a convocar a assembleia. Porém, os condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital, também o podem fazer.

Afixar um anúncio no hall do prédio não é suficiente. Sem valor legal, este método abre portas a que seja possível anular as decisões tomadas na reunião.

Pode optar por um dos seguintes métodos, desde que o faça com, no mínimo, dez dias de antecedência e tenha um comprovativo em como o condómino recebeu a informação:

• enviar a convocatória por carta registada para casa dos proprietários; 
• enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. Esta opção só é válida para os condóminos que concordarem e se ficar registado em ata;
• notificar os condóminos em presença, pedindo-lhes que assinem o livro de protocolo, em como tomaram conhecimento. Este livro pode ser comprado nas papelarias.

O dia, a hora e o local da reunião. A convocatória deve indicar também a ordem de trabalhos e as propostas que precisam de unanimidade para serem aprovadas. Consulte o simulador “Condomínio: quantos votos para aprovar uma decisão?”.

Se algum destes elementos faltar, a convocatória pode ser considerada inválida, bem como as decisões tomadas nessa reunião.

Para poupar tempo na reunião, o administrador deve enviar também alguns documentos que serão discutidos no encontro. Por exemplo, as contas do ano anterior e o orçamento.