Acautele o Final do Ano: administrador prevenido vale por dois

Quem acha que as preocupações de um administrador de condomínio, no final do ano, são iguais aos demais está muito enganado. Esta é uma época crítica em que os administradores devem tomar uma série de providências, a fim de evitar um início do ano atribulado.

Organização é a dica fundamental. Um condomínio preparado para todos os imprevistos é essencial para evitar problemas e dores de cabeça acrescidos com os restantes condóminos. Eis 5 pontos-chave que não deve esquecer:

Faça uma lista de todos os assuntos que tem que tratar com antecedência e que devem constar da ordem de trabalhos da primeira reunião do ano. Não se esqueça do envio de convocatórias ou cartas registadas. Existem prazos legais que têm que ser cumpridos.

Convoque a assembleia de condóminos com a devida antecedência e por carta registada ou aviso convocatório. Desta forma tem tempo para, adiar ou antecipar, de acordo com algumas agendas de moradores mais complicadas.

Passe revista ao orçamento e inicie um controlo das despesas que se vão prolongar para o ano seguinte. Tente antecipar alguns dos gastos para que possam ficar previstos no orçamento seguinte e dividi-los pelos 12 meses.

A época natalícia é propícia a férias e sinónimo de viagens, causando o esvaziamento dos edifícios. Mas também se pode dar o caso de acontecer a situação oposta, isto é, existir uma maior afluência de pessoas ao condomínio, e por consequência um maior entra e sai de desconhecidos. Ambas as situações são propícias a causar negligência na segurança.

Muitos são aqueles que não tomam as devidas precauções para manterem as suas frações em segurança, sendo estes factos, muitas vezes, aproveitados por assaltantes.

Neste sentido, o administrador pode alertar e orientar sobre o tema, colocando indicações ou lembretes sobre normas e condutas de segurança, evitando futuros dissabores para os proprietários e até mesmo para o edifício.

O administrador pode ainda recolher os contactos daqueles condóminos que vão passar as festas fora – para poder ligar em caso de alguma emergência - ou aconselhar a que avisem a PSP da zona, para que esta faça as já conhecidas visitas de vigilância.

Janeiro é o mês por excelência das assembleias de condomínio e para que tudo corra da forma mais pacífica possível há que organizar toda a papelada.

Com ou sem passagem de pasta, o importante é ter todos aqueles papéis em ordem, como, por exemplo, extrato atualizado da conta à ordem do condomínio, valores do Fundo de Reserva, total de quotas pagas e valores em dívida. Passe revista, organize e simplifique o trabalho da próxima assembleia.

Certifique-se que tem também em dia todo o tipo de documentação necessária (recibos, declarações, etc) para entregar aos respetivos condóminos aquando da época das declarações de IRS (abril e maio).

Pensar em decorar o seu edifício com alguns apontamentos relativos à época pode ser uma boa maneira de promover o espírito natalício. Contudo, mais uma vez, convém planear com antecedência para não haver um peso extra nas despesas do mês em questão.

Evite futuros problemas, aprovando todo e qualquer orçamento para o efeito assim como a decoração em si, primeiramente em assembleia de condóminos.

Invista numa boa decoração de modo a que seja reutilizável, económica (por exemplo: iluminação LED) e adaptável a diversas áreas comuns.

Pergunte se os restantes condóminos estão dispostos a ajudar no momento da instalação. Desta forma, promove a convivência entre vizinhos e não se sobrecarrega.