Biblioteca do condomínio: livro de atas

As atas da assembleia de condóminos são aqueles documentos que nunca podem faltar, depois de concluída uma reunião de condomínio. Estas são o registo detalhado do que ocorreu, das deliberações aprovadas (ou não) em assembleia. Consistem no principal meio de prova sempre que seja necessário apresentar perante uma entidade externa ao condomínio (por exemplo, aquando da abertura de uma conta bancária) ou até mesmo em situações de litígio entre condóminos ou entre estes e o administrador.

São as atas que relembram aos condóminos e administrador, às vezes passados anos sobre uma determinada assembleia, do que foi deliberado, quando e por quem, resolvendo, no momento, eventuais disputas.

Por esse motivo, impõe-se que as mesmas sejam redigidas de um modo bastante rigoroso. A lei não exige muitas formalidades, mas exige que sejam redigidas por quem tenha presidido à assembleia e assinadas por todos os participantes (condóminos e/ou representantes). Este é um traço fundamental para que as decisões sejam vinculativas para os condóminos ou terceiros (instituições bancárias, inquilinos, etc.).

O administrador tem o dever de guardar as atas e facultar a sua consulta aos condóminos ou a terceiros que sejam titulares de direitos sobre o imóvel.

Apesar deste tipo de documento apresentar uma certa informalidade, face à sua importância, recomenda-se a utilização de um formulário único para a sua redação e que seja numerado e arquivado, juntamente com todos os documentos utilizados na assembleia de condóminos (convocatória, ordem de trabalhos, orçamentos, procurações, etc.), num único livro (livro de atas) ou caderno que seja exclusivo para esse efeito.

A ata deve ser redigida numa linguagem concisa (aconselha-se a que se evite a utilização de demasiados adjetivos) e da mesma devem constar diversos elementos, designadamente:

• Número de ordem da ata;
• Dia, mês, hora e local (tudo por extenso) onde se realiza a reunião;
• Indicação da pessoa que convocou a assembleia (administrador ou condóminos, e neste último caso por quem);
• Ordem de trabalhos, de acordo com a convocatória;
• Quais os condóminos presentes ou por quem se fizeram representar e ausentes da reunião;
• Decisões tomadas e respetivas votações;
• Todos os espaços em branco devem ser trancados; em caso de engano não se deve fazer qualquer rasura, nessa situação deve redigir-se a palavra “digo” e, em seguida, redigir o que efetivamente se pretendia registar;
• Assinatura do presidente da assembleia de condóminos e dos condóminos presentes;