Uma gestão financeira eficaz é absolutamente necessária para o bom funcionamento do condomínio. Para otimizar essa gestão, partilhamos 15 dicas essenciais para administradores de condomínio.

  1. É essencial elaborar um orçamento no início de cada ano e, no final, fazer o fecho de contas. Deve ainda preparar a sua apresentação aos condóminos.
  2. No orçamento anual têm de constar todas as estimativas, despesas, receitas e ideias consideradas relevantes para a execução do próximo ano de administração.
  3. Depois de encontrados todos os valores a ter em conta para o orçamento, há que avaliar alguns dos gastos fixos, de modo a ponderar a sua diminuição e equilíbrio das contas, caso seja necessário. Por exemplo, avaliar se é melhor manter a empregada de limpeza ou contratar uma empresa para a prestação desse serviço.
  4. Avaliar as condições do edifício, prevendo eventuais obras de manutenção e quantificá-las no orçamento é também uma excelente opção para depois se poder considerar um valor extra na quota.
  5. Nunca esquecer a contribuição das quotas para o fundo comum de reserva (obrigatório por lei), o qual deve corresponder, no mínimo, a 10% do valor da quota estipulada. Por exemplo, a uma quota mensal de 20 euros deverá contribuir com dois euros para o fundo comum de reserva. Ou seja, o valor mensal da quota deverá ser de 22 euros. Use o simulador de quotas para calcular. No caso de edifícios mais antigos é desejável que essa percentagem seja superior a 10%, uma vez que é expectável a realização de obras com maior regularidade.
  6. Para uma gestão do dia a dia eficaz e uma apresentação de contas simplificada, organize, ao longo do ano, os documentos em pastas, por categorias e numerados, e faça o seu registo. Por exemplo, organizar por produtos de limpeza, quotas, seguros, etc., em Excel, livro de registo ou software específico.
  7. Todos os meses deve elaborar o mapa de quotas, cobrar as mesmas e emitir os respetivos recibos. Não se esqueça, ainda, de liquidar as faturas dos fornecedores (água, luz, elevadores, etc.) e depositar as verbas cobradas caso as mesmas não tenham sido pagas por transferência bancária.
  8. Ao longo do ano, há que rentabilizar os saldos excedentários em contas à ordem ou poupança, além de fazer uma análise das despesas bancárias, procurando alternativas mais rentáveis.
  9. Sempre que possível, é aconselhável fazer os movimentos financeiros por transferência bancária (home banking).
  10. Outra preocupação habitual do administrador deve ser a de fazer uma comparação entre os valores gastos e os orçamentados por categoria. Só assim se consegue antever eventuais "deslizes" no orçamento.
  11. É desejável ter atenção aos investimentos que se faz com o numerário excedente do condomínio. Os valores que são aplicados não são do administrador, mas sim de todos os condóminos.
  12. Na reunião de fecho de contas, há que apresentar mapas percetíveis e simples. No prédio não moram só contabilistas.
  13. O resumo financeiro ou balancete deve resumir, por categoria de despesas e receitas, os valores recebidos e gastos. Ter à mão o detalhe das respetivas despesas é uma boa ideia. Deste modo, consegue-se, facilmente, esclarecer qualquer questão colocada.
  14. De modo a facilitar os trabalhos durante a assembleia de condóminos, ao enviar a convocatória pode juntar uma cópia das contas. Este gesto permite que todos tenham um contacto prévio com as contas e as respetivas justificações.
  15. Lembre-se: a incorreta abordagem da administração de um condomínio põe em causa o zelo do património comum, que pode levar à sua degradação, bem como à eventual ocorrência de qualquer fatalidade que o possa danificar.