Orçamento

1. O valor mensal do condomínio é superior ao do previsto no orçamento, devido a acordo entre os condóminos. O que devo fazer a nível da plataforma para ultrapassar essa diferença?

Para ultrapassar essa diferença deverá ir a Lançamentos -> Processamentos pontuais e criar um processamento pontual todos os meses com essa disparidade. 

Necessitará colocar primeiro o valor total de todas as frações, escolher o modo por permilagem ou equitativo e verificar os valores apresentados. Caso sejam diferentes, poderá também alterar manualmente esses valores, alertamos para ter sempre em atenção que o valor total coincide.

2. Quando é calculado o valor do fundo de reserva no orçamento?

A inserção de rubricas no orçamento apenas influencia o valor total do orçamento. Sempre que for introduzida uma nova rubrica ou alterada uma existente deve ser sempre guardado o orçamento para que o valor do fundo de reserva seja recalculado.

3. Como altero o orçamento após estar ativado?

Após ativação do orçamento e caso existam processamento associados, a plataforma bloqueia a edição do orçamento. No entanto, caso pretenda realizar alguma alteração, deverá criar uma nova revisão onde poderá efetuar as alterações que pretende.

4. Qual o período mínimo e máximo para o orçamento?

A plataforma obriga a que o orçamento tenha um período mínimo de um mês e no máximo um ano.

5. Posso ter mais do que um orçamento ativo?

Não é possível existirem dois orçamentos ativos.

6. Não consigo editar algumas rubricas. Como devo proceder?

As rubricas que não permitem edição ou remoção são as rubricas de sistema, ou seja, rubricas já disponibilizadas pela plataforma, no entanto, poderão criar as que sejam necessárias.

7. Ao inserir uma receita extra a opção rubricas não apresenta nenhuma opção. Como ultrapassar este problema?

 Quando insere uma receita extra e o campo das rubricas está bloqueado, deve-se ao facto de não existirem rubricas para receitas, ou seja, a plataforma permite que sejam definidas novas rubricas para despesas e/receitas. Para isso, será necessário aceder ao menu “Condomínios – Rubricas”.

8. É possível inserir uma quota extra no orçamento? Como?

As rubricas definidas no orçamento são uma previsão das quotas para o respetivo exercício. Sempre que existir a necessidade de uma quota extra, os utilizadores poderão criar um processamento pontual, que irá gerar os avisos para os condóminos.

Caso o utilizador pretenda alterar o orçamento para introduzir uma nova rubrica, devem aceder ao mesmo e criar uma revisão, assim poderão efetuar as alterações que pretendam. Na criação da revisão é questionado se pretendem que seja lançados retroativos, para compensar as diferenças efetuadas no orçamento.

Caso sigam a opção de criar uma revisão, deverão utilizar os processamentos periódicos, para gerar as quotas.

9. Como posso verificar os valores já pagos e ainda por pagar de uma quota extra?

A forma de conseguir uma listagem descriminada com todos os avisos de cobrança de um certo processamento é, aceder aos Avisos, efetuar um filtro por Processamento e “Pesquisar”.
De seguida, poderá ser utilizada a opção “Listar” de forma a tirar um relatório com apenas os avisos do processamento filtrado.

10. A cobrança das quotas e do fundo de reserva têm de ocorrer na mesma altura?

Não, pode efetuar a cobrança dos dois valores em alturas diferentes.

11. Como é que as rubricas do orçamento podem ser repartidas pelas frações?

As rubricas podem ser repartidas equitativamente ou respeitando as permilagens das frações.

12. Posso efetuar uma simulação do orçamento?

Sim, pode. Após a criação do orçamento, vá ao Menu orçamento e clique na opção simulação do orçamento. Pode também imprimir este mapa.

13. O orçamento aceita receitas?

O orçamento também permite a introdução de receitas. Para tal, basta clicar em Adicionar receita e configurá-la.

14. As receitas podem ser descontadas no valor das quotas?

Além de puder definir receitas extraordinárias no orçamento, poderá também definir se o valor das mesmas será para descontar no valor das quotas. Para tal basta colocar o visto na opção para o efeito.

15. Como posso criar um novo orçamento?

Vá ao Menu Orçamentos e clique em adicionar. Tem 3 opções:

  • Copiar integralmente o orçamento atual;
  • Copiar o orçamento atual com rubricas a zero;
  • Criar um novo orçamento em branco;

O mais usual é copiar integralmente o orçamento atual, tendo em conta a continuidade das despesas e das receitas do ano anterior.

16. Decidi criar um novo orçamento para este ano, relativo a um projeto de elevador que temos nos prédio. Posso ativá-lo ou isso entra em conflito com o outro orçamento já ativo?

Apenas é possível ter um orçamento ativo, na ativação de um novo orçamento é verificado se já existe algum ativo e nesse caso é passado para executado. É necessário ter em atenção que o orçamento ativo é o base para os processamentos periódicos, relatórios, etc.

17. Este ano iremos ter uma contribuição extraordinária e isolada para umas obras no prédio. Como posso inseri-la no orçamento?

As rubricas inseridas no orçamento são calculadas automaticamente pela permilagem ou equitativamente, contudo, poderá ser definido um valor manual em cada rubrica para cada zona e/ou fração. 

18. Onde posso introduzir as receitas correntes e previstas?

É necessário ter em conta que todas as despesas colocadas no orçamento irão gerar quotas aos condóminos, e poderão introduzir no orçamento rubricas prevista de receber. Caso pretendam que o valor das receitas seja descontado nas despesas devem selecionar a opção “Descontar valor das receitas no valor das quotas?”, caso contrário estas receitas são apenas de consulta.
A qualquer altura poderão inserir receitas extraordinárias associadas a condóminos ou terceiros através do menu “Documentos – Avisos – Adicionar receita extra”.

19. Posso acrescentar em qualquer altura contribuições extraordinárias?

A qualquer altura do exercício poderá ser lançados processamentos pontuais do tipo “Extraordinário”, que irão gerar quotas aos condóminos.

20. Posso optar por não utilizar a simulação disponível na plataforma a partir do que introduzi como despesas orçamentadas?

A simulação apresenta apenas os valores que estão definidos no orçamento.

21. Qual a diferença entre introduzir o seguro diretamente na ficha do condomínio ou introduzir o seguro como uma rubrica de orçamento?

 A diferença entre colocar o seguro na ficha do condomínio ou no orçamento, é que caso o seguro seja introduzido na ficha do condomínio, o valor de seguro será gerado como um aviso de cobrança à parte aquando do processamento periódico.
Caso o valor do seguro seja colocado como uma rubrica do orçamento, o valor do seguro será acrescido ao valor do orçamento, criando apenas um aviso de cobrança de Orçamento + Seguro

22. O que são e como devem ser utilizadas as revisões de orçamento?

Uma revisão de orçamento é uma ferramenta que permite efetuar alterações ao orçamento atualmente ativo (não permite alterar as datas do orçamento).
Esta funcionalidade é útil para casos em que exista uma alteração de valor em qualquer uma das rubricas orçamentadas.
Considerações importantes:

  • As revisões de orçamento permitem alterar os valores das rubricas do orçamento, e por consequente, a alteração do valor das quotas dos condóminos.
  • As alterações aos valores das quotas apenas serão sentidas nas próximas quotas processadas periodicamente (não altera o valor das quotas já processadas).
  • Caso pretendido, é possível lançar retroativos automaticamente calculados pela plataforma, que consiste num cálculo efetuado pela plataforma que verifica qual o valor pago pelo condómino a menos ou a mais nos processamentos já efetuados antes da revisão de orçamento e cria Avisos ou Créditos respetivamente

Condomínio

1. Foi criada uma zona que não é necessária e estou com dificuldades em apagá-la. Como proceder?
 
Para conseguir eliminar uma zona, esta não poderá ter nenhuma fração associada nem constar em nenhum orçamento. Se isso acontecer a zona não será eliminada, pois terá essas dependências.
 
Mais informamos que, as zonas não poderão ser removidas caso tenham ou estejam associadas a alguma informação (como por exemplo frações, orçamentos, etc..), assim sendo, será necessário que a mesma deixe de ter estas associações.

Contudo, se a zona estiver associada a orçamentos ativos, com processamentos, a mesma não poderá ser removida, o histórico do orçamento terá que ser mantido.

2. É possível a criação de diversos administradores para a gestão de um só condomínio?

Não é possível a criação de mais do que um administrador para cada condomínio. No entanto, caso existam dois ou mais administradores, estes poderão partilhar a mesma conta e utilizador criados para o condomínio em questão.

3. É possível que 2 ou mais administradores (partilhando a mesma conta) consigam estar em simultâneo a executar tarefas distintas na plataforma?

Sim, é possível estarem em simultâneo a funcionar com a aplicação.

4. Como criar “ex-proprietários” e associar a cada um as suas dívidas?

Para realizar esta ação, são essenciais 2 passos:

  • É necessário inserir os condóminos nas frações, gravar, lançar os avisos com eles ainda nas frações. 
  • Depois de lançados, ir às frações novamente e retirar os condóminos.

5. Como é que os condóminos podem aceder à informação do condomínio?

Na criação de condóminos e caso sejam associados a frações. Caso o condómino tenha um endereço de e-mail valido, é enviado automaticamente um e-mail de registo na plataforma para o condómino.

Caso este registo seja concluído o condomínio terá acesso a uma área reservada, onde poderá consultar informação sobre o condomínios e as suas respetivas frações.

6. Atualizei a morada dos condóminos, mas estas alterações não são refletidas nos documentos já emitidos?

Sempre que efetuarem alterações na morada dos condóminos apenas serão contempladas em novos documentos. A morada do condómino fica associada ao documento emitido. Caso pretendam atualizar o documento com os novos dados é necessário anular e voltar a emitir.

7. Como é processado o seguro coletivo?

O seguro coletivo deverá ser preenchido na ficha do condómino, juntamente com a indicação dos meses de cobrança. Estes meses serão os meses que serão contemplados no processamento pontual, para gerar as quotas aos condóminos.

8. O seguro coletivo é obrigatório?

O seguro coletivo não é obrigatório. As frações devem ter um seguro multirriscos habitação que cubra as partes comuns. Relembramos que o único seguro obrigatório é o seguro contra incêndio.

9. Uma fração pode ter vários proprietários?

Sim, pode. Basta adicionar esta informação na respetiva fração. Para além de vários proprietários, pode ter também inquilinos e os proprietários podem ser entidades individuais ou coletivas.

10. O meu condomínio é muito grande. Como inserir os dados das frações de uma forma mais simples?

Caso o condomínio seja de grande dimensão, pode utilizar a opção Importar frações. Ao clicar no ícone terá acesso a um ficheiro onde poderá efetuar o download do mesmo, preencher os dados e carregar essa informação novamente na plataforma.

Caso tenha dificuldades no preenchimento do ficheiro, a plataforma faculta-lhe um guia de ajuda por forma a otimizar o processo.

11. Não consigo visualizar os restantes menus da plataforma. Como proceder?

Só após terminar o processo de criação do condomínio é que vai poder utilizar as restantes funcionalidades da plataforma.

12. Ao inserir os dados na plataforma, defini que o pagamento das quotas seria mensal, mas um dos condóminos pretende o pagamento anula no primeiro trimestre do ano. Como posso efetuar a respetiva alteração para que todos os condóminos paguem mensalmente com exceção do que pediu para pagar anualmente?

Para esta situação é necessário criar zonas e distribuir as frações pelas mesmas, pois assim podem definir periodicidades diferentes para cada zona. Cria-se uma zona para o condomínio que pretende pagar anualmente e outra zona para as restantes frações.

As periodicidades do orçamento podem ser diferentes para cada zona, caso não utilizem zonas a periodicidade tem que ser igual para todas as frações.

13. Como proceder quando uma fração muda de proprietário?

 Quando acontece a alteração de propriedade numa fração, o processo que deverá ser efetuado é o seguinte:

  • Aceder à fração, remover o atual proprietário e inserir o novo proprietário.
  • Caso existam avisos de cobrança que devem ser atualizados para o novo proprietário, é então necessário aceder à lista de avisos, selecionar o(s) aviso(s) que se pretende alterar o proprietário, e utilizar a opção “Atualizar condómino” de forma a escolher um novo proprietário para o(s) aviso(s).

Documentos

1. É possível lançar uma despesa sem que a mesma esteja paga?

Sim é possível. Ao criar a despesa, tem a opção de colocar o pagamento, se este for vazio, quer dizer quer a despesa ainda não foi paga.

2. Após o pagamento, como se deve proceder? Como se acede às faturas que se encontram por pagar para que seja possível ir registar o respetivo pagamento?

Para efetuar o pagamento, na lista de despesas, basta selecionar a despesa em questão e selecionar a opção "Pagar" no menu.Tem também a opção de procurar as despesas liquidadas, por liquidar e todas.

3. Onde ficam registados os pagamentos de documentos?

Se o pagamento for por transferência, multibanco ou débito direto, fica associado automaticamente aos movimentos bancários. Caso contrário fica em caixa. A pesquisa dos movimentos poderá ser realizada em Menu Lançamentos > Movimentos bancários.

4. Se um condómino pagar uma verba superior ao valor que tem em dívida, a plataforma emite automaticamente uma nota de crédito da diferença do valor? 

Sim, sendo que essa nota ficará automaticamente agregada ao recibo de modo a quando for visualizar este ou imprimir, a nota de crédito também consta no documento.

5. Como realizar um recebimento?

Menu Lançamentos > Recebimentos, de seguida selecione a fração que pretende e insira o valor liquidado. Também poderá ser feito através de duplo clique no documento pretendido. Para concluir, escolha o modo de pagamento e clique em guardar. De salientar que a conta de destino, é a conta do condomínio e o banco e conta de origem, dados referentes ao condómino.

6. Porque é que os avisos são cobrados na totalidade a um condómino quando existem dois proprietários com 50% cada um?

Os avisos vão sempre em nome do representante da fração, cabendo ao próprio fazer a divisão sobre os restantes proprietários.

7. Para os condóminos receberem os documentos por e-mail é apenas necessário definir o e-mail na sua respetiva ficha?

 Não, para alem de ser necessário definir um e-mail válido na ficha do condómino, também é necessário que este esteja registado na plataforma, caso contrário o e-mail não será enviado.

8. É possível efetuar o lançamento de documentos sem realizar o movimento bancário ou caixa?

 Não é possível. Sempre que efetuarem um pagamento ou um recebimento é sempre criado o movimento bancário ou de caixa automaticamente.

9. O condomínio recebeu um credito de um fornecedor, como devo proceder na plataforma?

 Para proceder à inserção destes documentos, deverão aceder ao menu “Lançamentos – Documentos de fornecedores”. Nesta área poderão inserir as despesas e créditos relativos a fornecedores.

10. É possível reembolsar um crédito a um condómino?

Sim é possível, sendo apenas necessário aceder ao menu “Documentos - Créditos”, selecionarem o crédito pretendido e selecionar o botão “Reembolsar”.

11. Como lançar documentos de saldos iniciais de fornecedores?

Para lançarem os saldos iniciais dos condóminos e fornecedores, devem aceder ao menu “Lançamentos – Saldos iniciais – Despesas por liquidar”. Caso estes saldos iniciais sejam referentes a receitas extraordinárias devem aceder ao menu “Lançamentos – Saldos iniciais – Receitas extraordinárias por receber”.

12. Os condóminos não recebem os documentos por e-mail?

O envio dos documentos por e-mail, apenas é efetuado para os condóminos que concluírem o registo na plataforma, caso este processo não seja concluído os e-mails não serão enviados. No entanto, caso o registo seja concluído posteriormente, os condóminos terão acesso a todos os documentos na sua área reservada.

13. E se o condómino não tiver email? Como proceder?

Nesse caso, não é enviada qualquer notificação para o condómino. Para este caso os condóminos poderão sempre guardar o documento pdf e enviar manualmente por e-mail ou carta.

 

Gestão

1. Como criar uma mensagem para os condóminos verem na plataforma?

Menu Gestão > Mensagens. Escolher a opção. Adicionar e de seguida preencher os campos obrigatórios. As mensagens vão aparecer na página inicial do acesso dos condóminos.

2. Como criar uma ocorrência?

Menu Gestão > Ocorrências. Escolher a opção. Adicionar e de seguida preencher os campos obrigatórios e respetivo condómino. As ocorrências vão aparecer no Menu Ocorrências no acesso dos condóminos. Cada condómino só tem acesso às suas próprias ocorrências.

3. Como inserir um documento para os condóminos terem acesso?

Menu Gestão > Documentos. Escolher a opção. Adicionar e de seguida arrastar o ficheiro em questão ou selecionar através da pesquisa. Após a escolha, poderá fazer uma descrição do documento. Os documentos vão aparecer na página inicial do acesso dos condóminos e estarão disponíveis a todos os condóminos.

4. Como lançar saldos iniciais das contas bancários e caixa?

Para lançarem os saldos iniciais das contas bancárias e caixa, devem aceder ao menu “Lançamentos – Saldos iniciais – Caixa e bancos”. Mais informamos, que apenas é possível efetuar um lançamento de saldos iniciais por conta bancária e caixa.

5. Como lançar documentos de saldos iniciais de condóminos?

 Para lançarem os saldos iniciais dos condóminos, devem aceder ao menu “Lançamentos – Saldos iniciais – Avisos de cobrança por receber”.

6. Onde posso visualizar os movimentos de caixa?

Para visualizar os movimentos efetuados em caixa e/ou nas restantes contas bancárias do condomínio, deverão aceder ao menu “Lançamentos – Movimentos bancários”.

7. Existe comunicação entre a plataforma e as contas bancárias de um determinado banco?

A plataforma não tem ligação direta com as entidades bancárias. O administrador terá sempre de introduzir os movimentos efetuados e conferi-los com os extratos dos bancos.

8. Os condóminos podem alterar, inserir ou apagar informação dos campos de gestão do orçamento do condomínio, ou isso está só nas mãos do administrador?

Neste momento os condóminos apenas podem visualizar, a informação relativa ao condomínio e à ou às suas frações, mensagens, documentos, dados pessoais, orçamento, avisos, recibos e créditos e ocorrências.
Estas opção estão definidas sempre para todos os condóminos.
No ato da criação da fração e da associação do proprietário, caso o mesmo tenha algum e-mail associado, é enviado automaticamente o e-mail para o próprio efetuar o registo.

9. Como criar contas bancárias na plataforma?  

Na plataforma Condomínio Deco+, as contas bancárias deverão ser criadas no separador “Contas Bancárias” do condomínio.
Existem 3 tipos de contas bancárias: “À Ordem”, “A Prazo” e “Fundo de Reserva”.
Tantos as contas à ordem como as contas a prazo são consideradas Gestão corrente do condomínio, enquanto que as contas de Fundo de Reserva, irão ser demonstradas nos relatórios como Fundo de Reserva.

Para além das contas criadas no separador “Contas Bancárias” do condomínio, cada condomínio possui também uma conta “Caixa”.
Esta conta “Caixa” representa o dinheiro do condomínio que não está em qualquer conta bancária.

10. Como efetuar a gestão dos saldos bancários destas contas? 

Para efetuar a gestão dos saldos bancários de cada uma destas contas, deverá aceder ao menu “Lançamentos” e selecionar a opção “Movimentos Bancários”, e será então aberto um quadro que apresenta todos os movimentos que uma conta bancária já possui.
Sempre que é efetuado um recebimento, nos dados de pagamento será necessário indicar qual a “Forma de Pagamento”. Consoante a “Forma de Pagamento” selecionada, o valor recebido será automaticamente enviado para uma conta bancária ou para o caixa.
Se selecionar como “Forma de Pagamento” as opções “Numerário”, “Cheque”, ou “Outra”, o valor recebido dará entrada no “Caixa”. Todas as outras “Formas de pagamento” irão requerer que seja selecionado a “Conta de Destino”, e será criado na conta selecionada um movimento bancário automático no valor do recebimento.

Se pretender efetuar a passagem de um valor do “Caixa” para uma conta bancária, ou vice-versa, no menu dos “Movimentos Bancários” existe um botão “Adicionar” que nos permite efetuar tanto “Levantamentos” (passagem de valor de uma conta para o caixa), “Transferências” (passagem de valor entre duas contas bancárias diferentes), e “Depósitos” (passagem de valor do caixa para uma conta bancária).

11. Como inserir os juros bancários? 

A forma de introduzir um juro bancário em uma conta bancária é a seguinte:

  • Inserir uma Receita Extra (para inserir a receita, deverá aceder ao menu “Documentos”, selecionar a opção “Avisos” e escolher o botão “Adicionar Receita Extra”) no valor do juro bancário, tendo como “Entidade” o banco.
  • Efetuar o Recebimento (para criar o Recebimento, deverá aceder ao menu “Lançamentos” e selecionar a opção “Recebimentos”) da Receita Extra criada no ponto 1)

Notas:

a) Na “Informação das Frações”, deverá alterar a opção “Condómino” para “Entidade” e pesquisar pelo banco.

b) Deverá na “Forma de Pagamento” selecionar uma forma de pagamento que permita a criação de um movimento bancário direto para a conta (“Transferência”, “Multibanco”, “Débito Direto”, “Depósito” ou “Payshop”).