Uma gestão financeira eficaz é absolutamente necessária para o bom funcionamento do condomínio. Por forma a melhor consolidar os conhecimentos e otimizar essa gestão, elaborámos 15 dicas essenciais

  1. É essencial elaborar um orçamento no início de cada ano e, no final, fazer o fecho de contas, sucedido da apresentação aos condóminos;
  2. No orçamento anual têm de constar todas as estimativas, despesas, receitas e ideias consideradas relevantes para a execução do próximo ano de administração;
  3. Depois de encontrados todos os valores a ter em conta para o orçamento, há que avaliar alguns dos gastos fixos, de modo a ponderar a sua diminuição e equilíbrio das contas, caso seja necessário. Por exemplo, avaliar se é melhor manter a empregada de limpeza ou contratar uma empresa para a prestação desse serviço;
  4. Avaliar as condições do edifício, prevendo eventuais obras de manutenção e quantificá-las no orçamento é também uma excelente opção para depois se poder considerar um valor extra na quota;
  5. Nunca esquecer a contribuição das quotas para o Fundo Comum de Reserva (obrigatório por lei), o qual deve corresponder no mínimo a 10% do valor da quota estipulada. Por exemplo, a uma quota mensal de 20 euros deverá contribuir com 2 euros para o Fundo Comum de Reserva. Ou seja, o valor mensal da quota deverá ser de 22 euros; Conheça o nosso simulador de quotas;
  6. Para uma gestão do dia a dia eficaz e uma apresentação de contas simplificada, deve organizar-se, ao longo do ano, os documentos em pastas, por categorias e numerados e fazer o seu registo. Por exemplo organizar por, produtos de limpeza, quotas, seguros, etc., em Excel, livro de registo ou software específico. Descubra a plataforma de gestão online que o nosso serviço disponibiliza;
  7. Todos os meses deve elaborar-se o mapa de quotas, cobrar as mesmas e emitir os respetivos recibos. Não esquecendo também de liquidar as faturas dos fornecedores (água, luz, elevadores, etc.) e depositar as verbas cobradas;
  8. Ao longo do ano, há que rentabilizar os saldos excedentários em contas à ordem ou poupança para além de fazer uma análise das despesas bancárias, procurando alternativas mais rentáveis;
  9. Sempre que possível, é aconselhável fazer os movimentos financeiros por transferência bancária (home banking);
  10. Outra preocupação habitual do administrador deve ser a de fazer uma comparação entre os valores gastos e os orçamentados por categoria. Só assim se consegue antever eventuais ‘deslizes’ no orçamento;
  11. É desejável ter atenção aos investimentos que se faz com o numerário excedente do condomínio. Os valores que são aplicados não são do administrador, mas sim de todos os condóminos;
  12. Na reunião de fecho de contas, há que apresentar mapas percetíveis e simples. No prédio não moram ‘só contabilistas’;
  13. O resumo financeiro ou balancete deve resumir por categoria de despesas e receitas os valores recebidos e gastos. Ter à mão o detalhe das respetivas despesas é uma boa ideia. Deste modo, consegue-se, facilmente, esclarecer qualquer questão colocada;
  14. De modo a facilitar a assembleia geral e evitar momentos de stresse e tensão, o administrador pode apresentar uma cópia das contas em simultâneo com a convocação da assembleia. Este gesto permite que todos tenham um contacto prévio com as contas e as respetivas justificações. Saiba aqui como convocar corretamente uma assembleia;
  15. E lembre-se: a incorreta abordagem da administração de um condomínio põe em causa o zelo do património comum, que pode levar à sua degradação, bem como à eventual ocorrência de qualquer fatalidade que o possa danificar;